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恩施州农科院档案、图书管理制度

发布时间:2015-06-26 15:46 编辑:州农科院

 

第一条  档案、图书管理

一、院档案管理是院行政管理的重要部分,院在制定发展规划和资金安排上,要把档案管理列入其中,纳入内部考核。全院职工和档案工作人员要认真贯彻执行《档案法》,综合档案室以服从服务于科研、生产、开发为宗旨,并维护档案安全。

二、院图书管理是为“三支人才队伍”提供参考资料的重要资源,应摆放整齐有序,实行借阅登记制度、维护图书的完整性。

第二条  档案、图书管理工作的各项基本制度

一、库房管理制度

1、工作人员要严格遵守安全、保密规章制度,坚守工作岗位,切实管理好全部档案,不经领导批准,不准私自委托他人代行职务。 

2、库房应由专人管理,非档案工作人员,严禁进入库房。查借阅档案时要登记,退回档案应认真填写利用信息反馈并认真检查档案,无问题后销帐放回原处,发现问题及时提出并解决。  

3、库房应保持适宜的温度和湿度,超差时应及时采取措施。温度应控制在 14℃~24 C,湿度控制在 45%~60%,并认真做好温湿度记录,温、湿度不在控制范围内应及时采取措施。  

4、对档案、图书定期检查、核对,发现问题及时解决。 

5、注意及时通风,注意防火、防潮、防光、防尘、防毒、防虫、防鼠、防盗。

6、工作人员离开库房时,要关好门窗,关闭电源,确保库房安全。

7、档案要排列整齐,随时保持库房清洁、卫生、空气清新。 

8、严禁在库房内吸烟以及存放易燃、易爆等物品。 

二、档案立卷归档制度

1、院属各部门,在各项工作职能活动中形成的具有保存价值的各种载体(文字、图表、声像)的文件都应立卷归档。

2、立卷归档的文件,应按规范要求收集齐全、完整,严禁使用铅笔、彩色笔、圆珠笔、复写纸等书写。

3、按年度归档的材料在次年三月底前归档。

4、科研项目,基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两个月内归档。

5、仪器设备档案应在仪器、设备安装后一个月内归档。

6、财会档案由财务科保管两年后归档。

三、档案“四参加”制度

1、参加基建工程立项、竣工验收

(1)基建工程(包括更新、改造、大修工程)立项、竣工验收必须有档案人员参加。文件材料归档不完整、不及时、不准确、不系统,不能进行验收,短缺材料应补齐。

(2)基建工程文件材料的归档是否完整、准确、系统要作为一项考核内容,与单位档案人员及基建管理人员的年度考核挂钩。

2、参加设备开箱

(1)主要设备和精密仪器设备开箱,档案人员必须参加,开箱资料必须完整地移交给档案人员。

(2)工作人员在操作仪器设备的过程中需要使用设备资料,须向档案室办理借用手续,经分管档案的领导批准后方可借出。

3、参加科技成果鉴定、评奖

(1)品种鉴定,必须有档案人员参加,并做好记录。鉴定材料必须完整齐全,除交鉴定单位外,必须有备份文件交档案室存档。

(2)科研成果报奖,归档的文件材料须完整、准确、系统,要有备份交档案室存档。

4、参加项目(课题) 申报

(1)档案人员要熟悉全院重大项目(课题)的立项过程,经常了解项目(课题)申报立项情况和档案材料的形成及归档,必须参加院重大项目(课题)立项申报会。 

(2)档案人员要做好重大项目(课题)立项申报会记录。

四、档案统计制度

1、建立健全档案的总目录和统计台账,在一年一度的档案整理归档工作完成后,及时登记台账。

2、必须对档案收集、移交、整理、鉴定、保管数量和状况进行登记。

3、建立档案检索、编研和利用情况登记制度。

4、掌握了解档案保存情况,定期或不定期进行档案清查和案卷质量状况检查,从不同角度对档案进行及时、全面、准确统计。

5、科学、准确、及时向档案行政管理部门填报档案工作统计年报。

五、档案安全、保密、销毁制度

1、档案安全制度

(1)本单位职工在形成、整理、利用档案的过程中,要爱护档案,严禁勾画、涂改、折叠、污损,也不得擅自拍照、摘录、复印。

(2)档案库房应配有防尘、防光、防火、防水、防虫、防盗、防潮、防鼠、防高温、防有害气体等设施,严禁易燃、易爆有损档案的物品进入库房。

(3)定期检查档案的保管情况,发现破损的案卷及时修复,对于需长久保存的档案,采取措施加以重点保护,使其既安全又能延长寿命。

2、档案保密制度

(1)保密文件、档案资料只限于在规定的范围内查阅,未经批准不得私自抄录复制和拍照,更不能转借他人。

(2)涉密的档案资料,无领导审批不得提供给利用者。

(3)档案室严禁无关人员进入,有关人员只限办理相关事务,不准随意翻阅与工作无关的档案内容。

3、档案销毁制度

(1)经过鉴定,需要销毁的档案,须编制销毁清册,送单位主管领导审查,报请上级主管部门批准执行。

(2)销毁准销档案时,应注意安全保密,要有二人以上监销。销毁后监销人需在销毁清册上签字盖章,注明销毁方式、时间、地点。

六、档案鉴定制度

1、鉴定原则和标准

档案是历史的真实记录,是在一定历史条件下的各项工作的情况反映及产物。在鉴定档案价值时要从历史的角度全面地衡量其作用。

2、鉴定工作的组织领导 

在院长的领导下,由办公室分管人员及其档案管理人员一起负责对保管期满的档案进行鉴定。 

3、鉴定步骤和方法 

对保管期满的档案,首先由办公室向分管领导提出鉴定要求,再由分管领导和办公室组织对档案进行鉴定,对案卷中每份文件提出存毁的初步意见,并造出档案清册,正式提出存销意见,然后再进行审定并报院长批准。最后,由办公室负责监销,并在销毁清册上签名备查。 

七、档案接收制度

1、院档案管理中心接收院属各部门在科研、管理及产业开发中形成的各类具有保存价值的档案材料。

2、档案管理人员在接收档案之前应搞好调查摸底、制定接收计划、做好接收的一切准备工作。

3、立档单位的档案必须符合《机关档案工作业务建设规范》的具体规定。

4、交接档案双方必须根据移交清单逐一清点核对,交件人和接件人应在清单上签字,严格办理交接手续。

5、档案管理人员要按保护技术要求对档案进行技术处理后进库上架。

6、凡不符合上述有关规定的,档案管理人员有权拒绝接收。

7、不按规定移交档案、擅自留存或分散档案,甚至把档案据为已有者,要按《档案法》追究责任。

八、档案保管制度

1、对本单位各门类、各载体档案均由本单位档案管理中心集中保管,案卷质量必须符合规范要求。全部档案分别按不同门类、载体、保管期限排列、编号、固定位置。库房管理应严格执行有关规定,做好防火、防高温、防盗、防尘、防潮、防有害生物、防蛀、防有害气体。库房内严禁吸烟和使用明火,严禁存放易燃、易爆物品。

2、坚持定期或不定期检查、统计档案,如有破损、字迹褪变、霉变、生虫等情况,应及时采取补救措施,确保档案的完整与安全。

3、经常保持库房、柜架整洁整齐,定期对库房内电器、线路、消防设施进行检查,发现问题及时解决。

九、档案利用制度

1、本单位档案资料一般不外借,只在阅览室内查阅。确因工作需要借出使用,必须严格履行审批手续,借出时间不得超过七天。 

  2、查借档案必须严格履行登记手续,做好利用效果反馈记录,填写清楚档案名称、内容和利用目的,归还要及时并核对消注。 

   3、利用“三密”档案资料和个人档案,必须严格按照《保密法》及组织、人事 、劳动部门的有关规定办理。 

   4、利用者要保守机密,负责维护被查借档案的完整与安全,不得涂改、污损、丢失和转借;不得出具伪证、误证,违者严加追究。 

5、利用者需要复制档案和索取档案证明,必须征得分管领导的同意才能办理,档案复制件和证明中引用的材料,应与档案原件相符,并注明出处,经审查无误后,加盖公章生效。

十、档案借阅制度

1、院属各单位查阅本部门形成的档案,可直接到档案室查阅,查阅其他部门形成的档案须经办公室负责人批准方可查阅利用。

2、本院档案原则上不对外,涉外单位人员确因需要查阅档案,须持单位正式介绍信,并详细说明查阅内容及目的,经档案管理部门或分管领导批准后方可利用。

3、查阅档案原则上只限在档案室,如因特殊情况借出时,须经办公室或分管领导批准。

4、文书档案借阅期限为五天,其他档案七天(外单位一律不外借)。

5、查阅档案者要爱护档案,禁止涂改、勾画、污损、拆散和抽换案卷,所借档案不得转借他人或给无关人员阅览,未经批准不得抄录和复制。

6、归还档案时,必须详细检查、清点,并在借阅登记薄上注销。

十一、档案整理制度

1、档案整理须在档案管理中心进行,不得将档案材料带出室外。其整理质量由档案接收人负责。

2、对移交整理的档案要做好登记,做好标识,存放有序,妥善保管,防止错装或漏装。

3、整理过程中,档案材料一般不能借出,若有特殊原因需要借出,需经分管领导同意,并在借出登记表上记录、签字。

4、整理档案做到分卷正确,卷内材料排列有序,编号清楚,案卷题名正确,卷内目录无误,装订整齐美观,装具整洁。

5、档案整理完毕,须认真校核,填写卷内备考表。

第三十条 档案归档内容

一、党群类

1、党委发出的恩州农科发文件。

2、关于本单位重大问题的请示、报告及批复;本院党组织的建立、改选、报告及批复材料;党员花名册、党员统计年报。党组织年度工作计划、总结;发展新党员和预备党员转正、党员处分的决定、通知;理论学习计划、总结等。

3、纪检工作中形成的材料。

4、工会、职代会文件、年报表、会员统计表、年度决算报表、工会工作条例、规定、制度等。

5、团组织工作计划、总结;团员登记表、年度报表;组织发展;缴纳团费手续等。

6、妇联的有关文件、妇联工作计划、总结、计划生育领导小组、育龄夫妇花名册等。

二、行政管理类

1、管理工作:本院制定的各项规章制度、方法、规定;本院的中长期发展规划和本院年度工作计划、总结、历史概况、大事记、年鉴;本院召开重要会议的材料、法律事务形成的文件等。

2、物业管理:全院资产有关材料、物业管理工作的方法、规定等。

3、安全保卫:本院关于保卫工作的有关文件、内保工作、安全生产、消防、保卫工作一般性文件、安全保卫工作安排、总结等。

4、档案管理:档案的发展规划、工作计划、总结;档案分类方案、归档范围、保管期限表;组织沿革、大事记、全宗介绍、案卷目录;查询档案记录、利用档案的社会效益分析;档案工作统计材料、移交清册、销毁清册等。

5、经济管理:上级下达本院的年度经济指标、上级下达本院新修、维修、更新、计划费用、项目、通知;本院年度经济指标完成情况;经济活动分析、攻关项目、已获项目的可行性报告、批文。

6、统计报表、统计分析资料、数据手册(人数、工资、固定资产、流动资金、年收入等)。

7、财务管理:本院财务管理计划、总结、规定、制度、办法;清产清资工作、流动资产、固定资产管理办法;资金筹集、收入、使用、分配的指标与批复。

8、审计立项:院审计工作的有关规定、办法、制度、条例;财务会计决算审计等材料。

三、劳动人事类

1、劳资:职工招收、调配等方面的材料;劳动计划、职工奖惩等方面的材料;职工离退休、抚恤、工伤、死亡等文件材料;工人转正、定级、工资、绩效工资、奖金分配等材料;职工劳动福利、各种津补贴方面的材料;劳资年报、职工花名册、职工增减登记表。

2、人事:上级关于机构设置、人员编制、干部管理方面等文件材料,本院机构设置、启用印章、人员编制、干部任免的通知,院领导任职文件、院领导分工等材料、中层干部任免文件;职称评聘、转正、晋职、晋级、调动、辞职、离退休、死亡、抚恤等方面形成的材料;人事工作制度、规定、办法等文件;干部、技术人员登记统计表、干部年报表;大中专毕业生分配计划;先进单位、劳动模范、先进工作者的材料、对本单位有关人员的处分材料;老干部管理工作的有关规定、办法、重大事项通知。

四、生产技术类。

上级颁发的各种技术性规则,可行性研究报告,计划任务书,有关良、原种生产方案;允许生产经营的有关证件及生产技术方面的请示、批复;职工生产技术培训的实施情况;品种开发及技术合作的有关协议;种子生产技术、特色农作物的栽培技术、名优茶加工、药物中间体的提取技术等。

五、科研管理类

农业科研管理、科研计划管理、科研任务及执行情况管理,科研经费、统计年报、科研工作总结、科研成果管理,岗位科学家、综合试验站项目计划、总结等。

六、基本建设类

已批准的基建工程计划、可行性报告、计划任务书、有关建设方案及更改的文件;施工图设计、工程预算;施工、监理合同、中标通知、开工许可、规划许可;竣工图及交接验收条件、工程决算、工程总结报告;工程设计的原始材料;地勘报告、协议、审批文件、土地使用证;施工记录、工程记录图表及检查结果的有关资料照片;工程质量鉴定的文件、资料、工程质量的重大事故、遗留问题的处理意见;基建工程简介等。

七、仪器设备类

仪器设备购置、管理工作计划、总结、汇报材料;仪器设备构件图纸、使用说明书、合格证、装箱单、开箱验收、安装、调试、检测登记表和记录材料;设备运行、故障处理维修记录; 引进洽谈记录、合同、协议、集中采购、招标文件等。

八、科学研究类

主要包括水稻、小麦、玉米、马铃薯、甘薯、茶叶、果蔬、魔芋、药材、农作物种子、土壤肥料、植物保护、气候资源等的研究准备、研究试验、总结鉴定验收、成果奖励申报、推广应用等各阶段形成的文件材料。

九、会计档案类

凭证、总账、明细账、日记账、月、季度报表、年度财务报告、会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行对账单等。

十、实物档案类

奖品、证书、印章及其他实物等。

十一、影像档案类

各级各部门领导视察、调研、科研活动、学术交流等形成的照片资料。

十二、电子档案类

刻录的照片及视频档案。

第三十一条  档案的开发与利用

档案与图书必须服务于科研、生产和开发,使其创造良好的社会、经济效益。

责任编辑:州农科院